„Sounds good” – und das war’s? Warum Ihre englischen Mails länger dauern, als sie müssten

Sie sitzen zwanzig Minuten an einer englischen E-Mail. Sie wägen jedes Wort ab, prüfen den Satzbau, lesen zweimal von oben. Dann schicken Sie sie ab, und die Antwort lautet: Sounds good.

Zwei Wörter. Und genau da lohnt sich die Frage, wofür die zwanzig Minuten eigentlich waren.

Woran es meistens liegt

Nicht an Ihrem Englisch. An zwei Gewohnheiten, die Sie aus dem Deutschen mitbringen.

Die erste sind die Schlussformeln. „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung” wird zu Please do not hesitate to contact me should you have any further questions. Dreizehn Wörter für etwas, das auf Englisch Let me know if you have questions heißt. Dasselbe gilt für „Anbei erhalten Sie” (Please find attached – geht, klingt aber nach Formular; I’m attaching ist normaler) und für „Ich wende mich an Sie bezüglich” (I’m writing about). Jede dieser Formeln ist korrekt. Zusammen machen sie aus einer Mail ein Schriftstück.

Die zweite ist die Vollform. Deutschsprachige schreiben I am, we will, do not, weil das in der Schule richtig war. Muttersprachler schreiben I’m, we’ll, don’t, auch geschäftlich. Diese eine Umstellung macht mehr aus als jede Vokabel.

Vier Erlaubnisse

1. Kurzformen benutzen. I’m attaching the figures statt I am attaching the figures. In fast jeder Geschäftsmail richtig.
2. Mit and oder but anfangen. But we’d need the numbers first. Völlig üblich, auch schriftlich.
3. Präpositionen ans Satzende stellen. This is exactly what I was looking for. Ganz normal. Die „Regel“ ist ein Grammatikprodukt mit lateinischem Beigeschmack.
4. Kurz halten. Statt I am writing to inform you that, owing to unforeseen circumstances, the meeting will need to be postponed genügt intern: Something came up – can we move the meeting?

Zum letzten Punkt eine Einschränkung: Der Ton richtet sich nach der Empfängerin. Was im Team-Chat gut ist, ist in der ersten Mail an einen neuen Kunden zu leger. Die Faustregel: Kurzformen und einfache Wörter passen überall, ein Something came up nicht.

Der Test vor dem Absenden

Fragen Sie sich nicht, ob die Mail fehlerfrei ist. Fragen Sie sich: Weiß die Empfängerin nach dem Lesen, was sie tun soll?

Wenn ja, ist die Mail fertig. Niemand zählt Ihre Kommata. Und Sounds good ist übrigens keine Enttäuschung, sondern die beste Antwort, die es gibt: Ihre Mail war so klar, dass zwei Wörter zur Antwort gereicht haben.

Für die nächste Mail

Schreiben Sie sie so, wie Sie die Sache am Telefon sagen würden, und ersetzen Sie danach jede Vollform durch eine Kurzform. Deutlich schneller als zwanzig.

Und falls Ihnen dabei auffällt, dass Ihre Sätze eher zu vorsichtig als zu steif sind, ist das die andere Baustelle: Wie Sie sich auf Englisch selbst entschärfen.